Doelgericht managen met de 4 A's

🎯 Introductie: Wat is doelgericht management met de 4 A's en SMART goals?

In organisaties en teams draait alles om resultaten behalen met behulp van andere mensen. Maar een doel simpelweg uitspreken is niet genoeg om te zorgen dat het ook écht gehaald wordt. Daarom gebruiken veel leidinggevenden, coaches en HR-professionals een gestructureerd proces om doelen te formuleren, af te stemmen, te monitoren en af te sluiten.

Dit proces zorgt ervoor dat iedereen weet wat er verwacht wordt, wanneer het klaar moet zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het maakt dingen annvaardbaar, meetbaar, inzichtelijk en zorgt daarmee voor eigenaarschap.

Een krachtig middel is de SMART-methode. Deze aanpak helpt om doelen zó te formuleren dat ze aanvaardbaar, duidelijk, haalbaar en meetbaar zijn, een belangrijke voorwaarde om resultaten achteraf objectief en eerlijk te kunnen beoordelen

Waarom zou ik de moeite nemen SMART doelen te stellen?

Een vaag doel als “zorg voor tevreden klanten" zegt weinig over wat er precies moet gebeuren. Een SMART formulering daarentegen brengt focus en richting.

Bijvoorbeeld; “Breng binnen drie maanden de gemiddelde reactietijd van klantvragen terug van 48 uur naar 24 uur, gemeten over alle kanalen”. deze formulering maakt verwachtingen kraakhelder en goed meetbaar.

De kern van S.M.A.R.T:

• Specifiek: wie doet wat, waarom en hoe?

• Meetbaar: welke indicatoren of KPI’s laat zien of het doel gehaald is?

• Acceptabel: iedereen moet akkoord gaan met de doelstelling én de haalbaarheid ervan.

• Realistisch en Resultaatgericht: het doel en de resultaten moeten binnen de beschikbare middelen en tijd haalbaar zijn.

• Tijdsgebonden: een duidelijke deadline is nodig voor focus en urgentie.

SMART doelstellingen zijn de ruggengraat van het managementproces. Met heldere doelen kun je objectief beoordelen of iets succesvol was. En eerlijk en objectief mensen aanspreken of bijsturen.

Doelen SMART formuleren is een goed voornemen maar het echte werk begint bij afstemming en het maken van afspraken tussen leidinggevende en medewerker. Hieronder de stappen in dit proces zoals vastgelegd in het 4A model van Conlibris. Hier vind je een applicatie om je dialoog en afspraken vast te leggen.

De kern van de 4 A's:

• Afstemmen: Een open dialoog over de verwachtingen en mogelijkheden.

• Afspreken: Wat wordt er overeengekomen? Welke SMART goals worden afgesproken?

• Aanspreken: Welke doelen zijn er bereikt, hoe en met welk resultaat?

• Afronden en Afhandelen: Een open dialoog over de prestatie van de medewerker, wat is er goed gegaan, wat kan beter en wat zijn de leerpunten voor de medewerker, de leidinggevende en de organisatie?

  
  

🧩 Stap 1 en 2: Afstemmen en Afspraken maken

Samen afstemmen

In deze fase bespreken leidinggevende en medewerker:

• Wat het doel precies inhoudt: wat is het precies dat bereikt moet worden?

• Waarom het doel belangrijk is: welke bijdrage levert het aan team- of organisatiedoelen?

• Hoe het doel bereikt gaat worden: welke middelen en ondersteuning zijn nodig?

• Wie wat doet: verantwoordelijkheden worden expliciet gemaakt.

• Wanneer het doel afgerond moet zijn: duidelijke einddata en eventuele tussentijdse mijlpalen worden afgesproken.

  
  

Het afstemmen en afspreken is niet eenzijdig maar een dialoog waarin zowel de organisatorische prioriteiten als de mogelijkheden van de medewerker meegenomen worden.

Bij een dialoog is actief luisteren belangrijk. Zie daarvoor ook Luisteren Voor Leiders. Dat is een voorwaarde voor betrokkenheid en acceptatie, waardoor de kans op succes vergroot wordt.

⏱️ Stap 3: Monitoren en tussentijds volgen

Doelen zijn geen statische afspraken; ze zijn onderdeel van het dagelijkse werk. Er zijn in de dagelijkse praktijk voortdurend veranderingen. Daarom volgt na het vastleggen van SMART doelen een periode van monitoring en tussentijdse check-ins.k

Waarom tussentijds opvolgen?

• Om voortgang zichtbaar te en bespreekbaar te maken: door regelmatige tussentijdse checks weet je of je op koers ligt om de doelen te bereiken.

• Om vroegtijdig bij te sturen: als iets niet gaat zoals gepland, kun er tijdig maatregelen worden genomen.

• Om de betrokkenheid bij het doel te verankeren: wanneer voortgang regelmatig wordt besproken blijft het doel in focus.

In de praktijk betekent dit "kort cyclisch" te evalueren: soms wekelijks, soms tweewekelijks, maar minimaal maandelijks. Deze momenten zijn niet alleen formele rapportages, maar ook korte gesprekken over voortgang, obstakels en benodigde ondersteuning.

Tijdens deze momenten worden ook tussentijdse KPI-metingen besproken om te toetsen of het doel binnen bereik blijft. Zo zorgt het SMART principe ervoor dat de voortgang meetbaar en transparant is gedurende het hele traject en wordt voorkomen dat er onaangename verrassingen zijn bij de geplande oplevering.

🎯 Stap 4: Resultaat bepalen en mensen aanspreken

Aan het einde van de afgesproken termijn wordt dan het resultaat en de manier waarop het behaald is beoordeeld en kunnen de betrokken mensen worden aangesproken.

Objectieve evaluatie

Doordat doelen SMART zijn geformuleerd, is het mogelijk om een objectieve beoordeling te maken:

• Is het doel gehaald?

• Hoe ver zijn we gekomen binnen de gestelde tijd?

• Welke resultaten laten de KPI’s zien?

• Welke factoren hebben de prestatie beïnvloed?

• Wat heeft bijgedragen aan succes of falen?

  
  

Deze beoordeling vormt de basis voor een eerlijk gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Het doel is niet alleen om vast te stellen wat er bereikt is, maar ook om te leren van het proces: wat ging goed en wat kan beter?

Aanspreken op resultaten

Mensen aanspreken op hun resultaten is een essentieel onderdeel van doelgericht managen. Dit doen op basis vanuit de objectieve SMART criteria zorgt voor positieve en ontwikkelingsgerichte gesprekken. Het gesprek blijft objectief en zakelijk in plaats van subjectief of emotioneel.

Dat geldt ook voor het aan de evaluatie verbonden leerproces.

Een goed resultaat mag gevierd worden terwijl een minder goed resultaat ruimte biedt voor verbetering en ontwikkeling.

Het gaat er hierbij om een objectieve beoordeling die om richting geeft, verwachtingen verduidelijkt en, indien nodig, leidt tot een ontwikkelplan.

Hierbij komt ook het principe van de "Double Learning Loop" om de hoek kijken. Dat model verdient een aparte blog.

📦 Stap 5: Afronden en vervolgafspraken

Aan het einde van een cyclus van SMART doelen is het tijd voor afhandeling en vervolgafspraken.

Afronden

De belangrijkste vragen bij afronding zijn:

• Is het doel volledig behaald, gedeeltelijk behaald of niet behaald?

• Wat leren we van dit resultaat zowel bij succes als mislukking?

• Hoe waarderen en borgen we succes?

Vervolgafspraken

Na afronding volgt vaak een moment om nieuwe doelen te stellen die weer SMART geformuleerd worden en voortbouwen op voorgaande prestaties. Door dit cyclisch te blijven herhalen ontstaat er een leer- en verbetercultuur binnen teams en organisaties.

Dit zorgt voor een levend proces van afstemming, monitoring, beoordeling en ontwikkeling en ondersteunt het streven naar bijvoorbeeld High Performance Teams/

📊 Samenvatting: Wat maakt dit proces waardevol?

Het 4 A model om doelen SMART af te stemmen, afspraken te maken, op te volgen, te beoordelen en af te sluiten, zorgt ervoor dat:

• Resultaten meetbaar en objectief te beoordelen zijn.

• Medewerkers betrokken zijn bij wat er verwacht wordt.

• Leidinggevenden gericht kunnen coachen en sturen.

• Organisatiedoelen en individuele doelen op elkaar afgestemd worden.

• Er een continue verbetercyclus ontstaat in plaats van losse doelstellingen.

• 
  

Het is daarmee een praktisch toepasbaar, mensgericht model voor effectief management dat helpt om resultaten te realiseren én mensen te laten groeien binnen hun rol vanuit het principe "Hard (en duidelijk) of Resultaat en Zacht op de Relatie en de Mens.